Det vigtigste
- Skriv i stillingslinjen, hvem du var sekretær for, fx en direktion, 3 partnere eller en afdeling med 45 medarbejdere.
- Profilteksten fylder 3–4 linjer og rummer år på kontor, de tungeste opgaver og den stilling, du søger nu.
- Punkterne under erhvervserfaring begynder med et udsagnsord og sætter tal på kalendere, møder, referater og sager.
- Systemerne er dit hurtigste argument: Microsoft 365, SharePoint og det sagssystem, arbejdspladsen journaliserer i.
- Kontoruddannelsen står med speciale og fagprøve, og kurserne med udsteder og år.
- Uden kontorerfaring bygger du CV'et på studiejob, foreningsposter og frivilligt arbejde for andre.
Hvad arbejdsgiveren ser efter i et CV til sekretær
En leder, der skal ansætte en sekretær, vil vide 3 ting: hvem du har understøttet, hvor stort et bord du holdt styr på, og hvad du kørte selv. Titlen alene siger ingenting, for hverdagen er vidt forskellig i en direktion, på et advokatkontor og på et gymnasium.
Sæt din nuværende stilling øverst og gå baglæns i tid. Hold sekretær-CV'et på 1–2 sider, og tag gerne et billede med, for det er almindeligt på danske CV'er. Afsnittene står typisk i denne rækkefølge.
- Kontaktoplysninger, gerne med billede
- Profiltekst på 3–4 linjer
- Erhvervserfaring med titel, arbejdsplads og punkter
- Uddannelse, herunder kontoruddannelsens speciale
- Kurser og certifikater med udsteder og år
- Kompetencer, IT-systemer og sprog
- Referencer, eller linjen Referencer gives gerne ved henvendelse
Stillingslinjen afgør de første sekunder. Skriv Sekretær for direktionen eller Afdelingssekretær, teknisk afdeling frem for bare sekretær, og lad arbejdsplads og by stå i linjen under.
Sådan skriver du profilteksten til et sekretær-CV
Profilteksten er de 3–4 linjer øverst, og den skriver du om, hver gang du søger. Den skal svare på, hvor mange år du har bag kontorbordet, hvilke opgaver du er stærkest i, og hvilken stilling du vil have nu.
Formel til profilteksten
[Titel] med [antal] års erfaring som sekretær for [chef, afdeling eller fagområde]. [Tungeste opgave med et tal]. Søger [type stilling] i [type arbejdsplads].
Eksempel: Sekretær med 8 års erfaring fra en teknisk afdeling med 45 medarbejdere. Planlægger 12 møder om ugen og sender referatet ud dagen efter. Søger stilling som chefsekretær.
Den hyppigste fejl er at fylde linjerne med egenskaber, som alle sekretærer skriver om sig selv. Struktureret og serviceminded står i så mange ansøgninger, at ordene er holdt op med at betyde noget.
Forkert
Jeg er en struktureret og serviceminded sekretær, der er god til at holde mange bolde i luften og bevare overblikket i en travl hverdag.
Rigtigt
Sekretær med 6 års erfaring fra et advokatkontor med 9 jurister. Berammer retssager, klargør sagsmapper og holder frister i kontorets sagssystem. Søger stilling som advokatsekretær inden for erhvervsret.
Den rigtige version siger, hvor mange du betjener, hvad du styrer, og hvor du vil hen.
Jeg-form og en profiltekst uden stedord fungerer begge, så længe du holder dig til den ene. Lad sidste linje nævne den stilling, du søger.
Profil
Sekretær med 9 års erfaring fra ejendomsbranchen og en større ungdomsuddannelse. Styrer kalender for 3 chefer, planlægger 14 møder om ugen og sender referat ud dagen efter. Arbejder dagligt i Microsoft 365 og WorkZone. Søger stilling som chefsekretær i en organisation med bestyrelsesarbejde.
Erhvervserfaring som sekretær: sådan skriver du punkterne
Hver stilling får en linje med titel og datoer, en linje med arbejdsplads og by og derefter 3–4 punkter. Punkterne begynder med et udsagnsord: nutid i det job, du har nu, og datid i alle de tidligere.
Skriv det, du selv havde hånd om, frem for afdelingens opgaveliste. Formuleringen ansvarlig for siger intet om omfang, mens et antal møder eller sager gør.
Forkert
Ansvarlig for kalenderstyring, mødeplanlægning og diverse ad hoc-opgaver for ledelsen.
Rigtigt
Styrede kalender for 3 chefer, planlagde 15 møder om ugen og sendte dagsorden ud senest 2 dage før.
Den rigtige version viser både omfanget og det tempo, du arbejdede i.
Erhvervserfaring
- Styrer kalender for 3 direktører og flytter i snit 20 møder om ugen.
- Forbereder 6 bestyrelsesmøder om året og sender referatet ud dagen efter.
- Booker 40 forretningsrejser om året og afstemmer udlæg med bogholderiet.
- Betjente 45 medarbejdere med fravær, vikardækning og indkøb.
- Journaliserede omkring 1.500 dokumenter om året og var fast referent på 4 ledermøder om måneden.
Tal er nemme at finde, også når arbejdet aldrig er blevet målt. Tæl en typisk uge op én gang, så har du tallene til hele CV'et.
| Hvad du tæller | Eksempel på formulering |
|---|---|
| Kalendere | Styrede kalender for 3 chefer og flyttede i snit 20 møder om ugen. |
| Møder og referater | Planlagde 12 møder om ugen og havde referatet ude inden for 24 timer. |
| Post og henvendelser | Fordelte 60–80 mails i afdelingens fællespostkasse hver dag. |
| Rejser og arrangementer | Bookede 40 forretningsrejser om året og stod for et årsmøde med 120 deltagere. |
| Dokumenter og sager | Journaliserede 1.500 dokumenter om året i afdelingens sagssystem. |
Kalender, møder og referater: sekretærens kerneopgaver på CV'et
Tre opgaver går igen i næsten alle sekretærstillinger: kalenderen, møderne og referatet. De skal kunne findes uden at læseren leder, for det er dem, stillingsopslaget er bygget op om.
Skriv mødetypen med, når den kræver noget særligt. Et bestyrelsesmøde eller et MED-udvalg er sværere at servicere end et ugentligt teammøde, og den forskel tæller hos en læser, der kender begge dele.
- Hvor mange møder du planlægger om ugen eller måneden
- Hvilke mødetyper det er, fx ledermøder, bestyrelsesmøder eller MED-udvalg
- Om du skriver dagsorden, referat eller begge dele
- Hvem du koordinerer med, fx direktion, bestyrelse eller eksterne deltagere
Referatet er det sted, hvor to sekretærer ligner hinanden mindst, så det punkt skal være det mest konkrete.
Forkert
Skrev referater fra møder i afdelingen og sørgede for, at de blev delt med deltagerne.
Rigtigt
Skrev referat fra 4 ledermøder om måneden og 6 årlige bestyrelsesmøder og sendte dem ud dagen efter mødet.
Mødetype, antal og svartid gør et almindeligt punkt til et, læseren kan bruge.
Kompetencer og IT-systemer på et sekretær-CV
Kompetencelisten skal kunne genfindes i punkterne længere nede. Sæt de faglige øverst, fordi det er dem, opslaget beder om, og tag 2–3 personlige med, som du kan underbygge med en konkret opgave.
| Kompetence | Type | Sådan viser du den på CV'et |
|---|---|---|
| Kalenderstyring | Faglig | Skriv, hvor mange kalendere du styrer, og hvem de tilhører. |
| Referat- og notatteknik | Faglig | Nævn mødetyperne og hvor hurtigt referatet er ude. |
| Journalisering og sagsstyring | Faglig | Skriv sagssystemets navn og antallet af sager eller dokumenter. |
| Diskretion | Personlig | Vis det gennem opgaverne: personalesager, lønbilag eller bestyrelsesmateriale. |
| Overblik | Personlig | Sæt tal på møder, rejser og frister i samme uge. |
Skriv systemerne med navn. En sekretær, der allerede kan Microsoft 365 og arbejdspladsens sagssystem, kræver kortere oplæring, og det regner en leder ud på et øjeblik.
- Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, Teams og SharePoint
- Sagssystemer i det offentlige, fx WorkZone, Acadre, SBSYS eller eDoc
- Økonomi- og indkøbssystemer, fx Navision, Business Central eller SAP
- Rejse- og udlægsprogrammer, fx Acubiz eller Zexpense
- Advokatkontorets sags- og tidsregistreringssystem, hvis du kommer derfra
Kompetencer
Kalenderstyring for 3 chefer · Mødeplanlægning og referat · Journalisering i WorkZone · Microsoft 365 og SharePoint · Rejsebooking og udlæg · Korrekturlæsning · Diskretion i personalesager · Dansk og engelsk i skrift og tale
Uddannelse, kurser og fagprøve på sekretær-CV'et
Sekretær er ikke en beskyttet titel, og ingen uddannelse er et krav. De fleste kommer ind over kontoruddannelsen, og har du den, skal specialet stå der: det fortæller, hvilken slags kontor du kender indefra.
Ifølge Aalborg Handelsskole varer kontoruddannelsen 2 år som elev i en virksomhed med skoleperioder ind imellem, og den har 6 specialer: administration, offentlig administration, advokatsekretær, økonomi, revision samt spedition og shipping.
Fagprøven afslutter uddannelsen og fylder ifølge Aalborg Handelsskole 1 uge af skoletiden. Emnet er en rigtig opgave fra elevpladsen, så skriv titlen på CV'et, hvis den rammer det, du søger.
| Uddannelse eller kursus | Udsteder | Hvor på CV'et |
|---|---|---|
| Kontoruddannelsen med speciale i administration | Erhvervsskolen og din elevplads | Uddannelse |
| Kontoruddannelsen med speciale i offentlig administration | Erhvervsskolen og en offentlig arbejdsplads | Uddannelse |
| Kontoruddannelsen med speciale i advokatsekretær | Erhvervsskolen og et advokatkontor | Uddannelse |
| Referat- og notatteknik (AMU 47298), 2 dage | AMU, udbudt af handelsskolerne | Kurser |
| Excel og Word på videregående niveau | AMU eller en privat kursusudbyder | Kurser |
Uddannelse og kurser
- Referat- og notatteknik (AMU 47298), Aalborg Handelsskole, 2025
- Excel på videregående niveau, AMU, 2023
- Fagprøve om ny mødeprocedure for ledermøder, 2016
CV som sekretær uden erfaring eller som ny kontorelev
Har du aldrig haft en sekretærstilling, bygger du CV'et på de steder, hvor du har holdt styr på noget for andre. Et studiejob i en reception, en kassererpost i en forening og et frivilligt udvalg tæller alle sammen med.
Behandl dem som rigtige stillinger med titel, sted, periode og 2–3 punkter. Det er forskellen på en linje, læseren springer over, og et afsnit, der bliver læst.
- Studiejob med telefon, booking og kundekontakt
- Frivilligt arbejde, hvor du skrev referat eller styrede en kalender
- Kassererposten i en forening, med bilag og regnskab
- Fagprøven eller et projekt fra din uddannelse, med titel og emne
- Kurser i Word og Excel med udsteder og år
Søger du en elevplads, fylder CV'et 1 side. Skriv, hvilket speciale du vil have, og hvad du har prøvet, der ligner: mødebooking, telefon og regneark.
Chefsekretær, advokatsekretær eller afdelingssekretær: sådan tilpasser du CV'et
Stillingerne hedder næsten det samme, men de vægter forskellige dele af din erfaring. Flyt de punkter, der svarer til opslaget, op som de første, og skriv profilteksten om.
| Stilling | Det skal fylde mest |
|---|---|
| Chefsekretær eller direktionssekretær | Kalenderen for ledelsen, bestyrelsesmateriale, rejser og diskretion i personalesager. |
| Afdelingssekretær | Antal medarbejdere du betjener, mødeplanlægning, fravær, vikardækning og indkøb. |
| Advokatsekretær | Berammelse, klargøring af sager, frister, dokumenthåndtering og arkivering. |
| Sekretær på en offentlig arbejdsplads | Journalisering, sagssystemet, dagsordener og betjening af udvalg. |
| Sekretær i en mindre virksomhed | Bredden: bilag, kundekontakt, indkøb og de opgaver, ingen andre har. |
Ifølge Aalborg Handelsskole arbejder advokatsekretæren tæt sammen med juristen om breve, dokumenter, berammelse af retssager og arkivering, mens specialet offentlig administration dækker kommuner, regioner, hospitaler, uddannelsesinstitutioner og ministerier. Kommer du fra en af delene, skal netop de ord stå i dine punkter.
Ofte stillede spørgsmål om CV til sekretær
Skal der billede på et CV som sekretær?
Det er almindeligt på danske CV'er, men det er dit valg. Vælger du et billede, så brug et roligt portræt i det tøj, du ville møde op i til en samtale. Ellers bruger du pladsen på profiltekst og systemer.
Hvor langt skal et sekretær-CV være?
1–2 sider. Har du under 5 års erfaring, er 1 side rigeligt. Med mange ansættelser bag dig samler du de ældste på 1 linje hver, så de nyeste får plads til 3–4 punkter. Kurser fra mere end 10 år tilbage kan ryge ud.
Hvilken uddannelse skal man have for at blive sekretær?
Ingen bestemt, for sekretær er ikke en beskyttet titel. Den almindelige vej er kontoruddannelsen, der ifølge Aalborg Handelsskole varer 2 år som elev i en virksomhed. Kommer du fra HHX, en anden kontorstilling eller et servicefag, hviler CV'et i stedet på erfaringen og systemerne.
Hvad skriver jeg under kompetencer på et sekretær-CV?
Skriv de opgaver, du kan overtage fra dag 1, og de systemer, du arbejder i. Kalenderstyring, mødeplanlægning, referat, journalisering og rejsebooking er de faglige, og 2–3 personlige hører med, hvis punkterne ovenfor beviser dem.
Hvordan skriver jeg et CV som sekretær uden erfaring?
Byg det på de steder, hvor du har holdt styr på noget for andre: studiejob med telefon og booking, kassererposten i en forening eller fagprøven fra din uddannelse. Skriv kurser i Word og Excel med udsteder og år, og nævn i profilteksten, hvilket kontor du vil ind på.
Er sekretær og kontorassistent det samme på et CV?
Nej. Brug den titel, din kontrakt bruger, og lad punkterne vise forskellen. En sekretær arbejder typisk for bestemte personer eller et udvalg med kalender, møder og referater, mens en kontorassistent oftere løser afdelingens løbende opgaver.
Skal referencer stå på CV'et som sekretær?
Nej, navne og telefonnumre behøver ikke stå der. Linjen <em>Referencer gives gerne ved henvendelse</em> er nok. Spørg din tidligere chef på forhånd, for i en sekretærstilling bliver der ofte ringet, netop fordi jobbet hviler på tillid.
Opsummering
Et sekretær-CV virker, når stillingslinjen siger, hvem du understøttede, og punkterne sætter tal på kalendere, møder og sager. Systemerne står med navn, og uddannelsen med speciale og fagprøve. Profilteksten skriver du om til hver stilling, så den peger direkte på det bord, du søger.