Det vigtigste
- Skriv i stillingslinjen, hvem du var assistent for, fx personlig assistent for adm. direktør, så niveauet er tydeligt med det samme.
- Profilteksten er 3–4 linjer med titel, år i faget, hvem du har understøttet, og den stilling du søger nu.
- Punkterne under erhvervserfaring starter med et udsagnsord og har tal på kalender, rejser, bilag og møder.
- Nævn systemerne ved navn: Outlook, Teams og SharePoint plus et afregningssystem som Zexpense eller Acubiz.
- Uddannelsesafsnittet bærer den administrative baggrund, typisk kontoruddannelsen med speciale, og kurser som Referat- og notatteknik (47298).
- Fortrolighed viser du med materialet, fx bestyrelsesreferater og personalesager, ikke med ordet diskret.
Hvad arbejdsgiveren ser efter i et CV til personlig assistent
Den, der ansætter en personlig assistent, læser efter 3 ting: hvem du har arbejdet for, hvor meget du selv har afgjort, og hvor hurtigt du kan overtage en kalender. Svarene skal stå i stillingslinjerne og punkterne, før læseren når til kompetencerne.
Assistent-CV'et begynder med den stilling, du har nu, og går derfra baglæns i tid. 1–2 sider er passende, uanset hvor mange år du har bag dig. Opslagene skifter mellem personlig assistent, PA, chefsekretær og executive assistant, så brug opslagets egen titel i profilteksten.
- Kontaktoplysninger, gerne med billede
- Profiltekst på 3–4 linjer
- Erhvervserfaring med hvem du assisterede
- Kompetencer, systemer og sprog
- Uddannelse
- Kurser og certifikater
- Kørekort, hvis stillingen indebærer kørsel eller ærinder
- Referencer, eller linjen Referencer gives gerne ved henvendelse
Stillingslinjen afgør, hvilket niveau læseren placerer dig på. Skriv Personlig assistent for adm. direktør frem for bare assistent, og lad linjen under vise virksomheden og byen.
Sådan skriver du profilteksten til et personlig assistent-CV
Profilteksten er de 3–4 linjer øverst, som læseren når før alt andet. Den skal sige, hvem du har assisteret, hvor stort et område du dækkede, og hvad du søger nu.
Formel til profilteksten
[Titel] med [antal] års erfaring som assistent for [funktion eller niveau] i [branche]. [Det du selv har ansvaret for, med tal]. Søger [type stilling].
Eksempel: Personlig assistent med 7 års erfaring som assistent for en adm. direktør i byggebranchen. Styrer en kalender med 30 møder om ugen og klargør materiale til 8 bestyrelsesmøder om året. Søger fast stilling som personlig assistent i en ejerledet virksomhed.
Den typiske fejl er at fylde linjerne med egenskaber, som enhver assistent skriver om sig selv. Loyal, struktureret og serviceminded siger intet om niveauet eller om, hvad du selv måtte afgøre.
Forkert
Jeg er en struktureret og loyal person, der holder hovedet koldt, har mange bolde i luften og altid leverer til tiden.
Rigtigt
Personlig assistent med 6 års erfaring som højre hånd for en direktør i en virksomhed med 180 medarbejdere. Står for kalender, rejser og bestyrelsesmateriale og har adgang til løn- og personalesager.
Den rigtige version viser niveauet, virksomhedens størrelse og hvilket materiale du har haft mellem hænderne.
Skriv enten i jeg-form eller uden stedord, og hold den samme form hele vejen igennem. Slut med den stilling, du søger, og med den titel opslaget selv bruger.
Profil
Personlig assistent med 7 års erfaring som nærmeste assistent for en adm. direktør. Styrer en kalender med 25–30 møder om ugen, booker 40 rejser om året og klargør materiale til bestyrelsesmøder. Arbejder dagligt i Outlook, Teams og Zexpense og skriver og taler engelsk. Søger stilling som personlig assistent i en ejerledet virksomhed i Aarhus.
Erhvervserfaring som personlig assistent: sådan skriver du punkterne
Hver stilling får en linje med titel og datoer, en linje med virksomhed og by og derefter 2–4 punkter. Punkterne starter med et udsagnsord, nutid i den stilling du har nu og datid i de tidligere.
Skriv det, du selv afgjorde, ikke det chefen lavede. Et punkt om at bestille flybilletter vejer mindre end et punkt om, at du lagde rejseplanen om og flyttede 3 møder, da flyet blev aflyst.
Forkert
Ansvarlig for kalenderstyring, rejsebooking og diverse ad hoc-opgaver for direktionen.
Rigtigt
Styrede kalenderen for en adm. direktør med 25–30 møder om ugen og afgjorde selv, hvilke møder der blev flyttet, når noget akut kom ind.
Den rigtige version viser både omfanget og hvor langt dit eget mandat gik.
Erhvervserfaring
- Styrer kalender og indbakke for adm. direktør og prioriterer 25–30 møder om ugen.
- Booker 40 rejser om året, heraf 12 med flere destinationer, og afregner bilagene i Zexpense.
- Klargør dagsorden og bilag til 8 bestyrelsesmøder om året og skriver referat samme dag.
- Understøttede 3 chefer med kalender, møder og rejser i en afdeling med 45 medarbejdere.
- Overtog rejseafregningen og skar behandlingen af 60 månedlige bilag ned fra 3 uger til 1.
Tallene er lette at finde i det her job: møderne i kalenderen, rejserne på et år og bilagene på en måned.
| Hvad du måler | Eksempel på formulering |
|---|---|
| Kalender | Styrer kalenderen for 2 direktører med 25–30 møder om ugen. |
| Indbakke | Behandler 120 mails om dagen i en fælles postkasse og svarer selv på 6 ud af 10. |
| Rejser | Booker 40 rejser om året, heraf 12 til udlandet med visum og transfer. |
| Bilag og udlæg | Afregner 60 bilag om måneden og lukker forrige måned inden den 3. |
| Møder og referater | Skriver referat af 2 ledermøder om ugen og følger op på 15 beslutninger. |
Kalender, rejser og møder på personlig assistent-CV'et
Assistentjob deler de samme 5 opgaveområder, men opslagene vægter dem forskelligt. Lad rækkefølgen af dine punkter følge det, der fylder mest i opslaget.
| Opgaveområde | Det skal stå på CV'et |
|---|---|
| Kalender og prioritering | Antal ledere og møder, og hvem der afgør, hvad der bliver flyttet. |
| Rejser | Antal rejser om året, destinationerne, og om du står for visum og afregning. |
| Møder og referater | Mødetyperne, fx ledermøder og bestyrelsesmøder, og om du skriver dagsorden og referat. |
| Bilag og leverandører | Systemet du afregner i, antal bilag og de aftaler, du selv holder styr på. |
| Arrangementer | Antal deltagere, budgettets størrelse og hvad du selv forhandlede hjem. |
Fortrolighed er det, arbejdsgiveren er mest nervøs for, og ordet diskret beviser ingenting. Skriv i stedet, hvilket materiale du har haft adgang til, fx bestyrelsesmateriale, lønoplysninger eller personalesager.
Kompetencer, systemer og sprog på et personlig assistent-CV
Kompetenceafsnittet er en kort liste, og hver linje skal kunne genfindes i et punkt længere nede. Sæt systemerne først, for det er dem, læseren scanner efter.
| Kompetence | Type | Sådan viser du den |
|---|---|---|
| Kalenderstyring i Outlook | Faglig | Skriv antal ledere og møder om ugen, og hvem der prioriterer, når kalenderen er fuld. |
| Rejsebooking og afregning | Faglig | Nævn antal rejser, destinationer og systemet, fx Zexpense eller Acubiz. |
| Referat og opfølgning | Faglig | Skriv mødetypen og hvor mange beslutninger du følger til dørs bagefter. |
| Diskretion | Personlig | Vis den med materialet, fx bestyrelsesreferater og personalesager, i stedet for med ordet. |
| Overblik når dagen skrider | Personlig | Skriv en situation med tal, fx et aflyst fly og 3 flyttede møder. |
Nævn systemerne ved navn. Outlook, Teams, SharePoint og Excel er grundpakken, og arbejder du i det offentlige, tæller et ESDH-system som WorkZone, F2 eller SBSYS, fordi det afkorter oplæringen.
Sprog hører med, når du booker rejser og skriver til udlandet. Skriv niveauet, fx engelsk (flydende i skrift og tale).
Kompetencer
Kalenderstyring for 2 direktører · Rejsebooking og visum · Referat og opfølgning · Bestyrelsesmateriale · Outlook, Teams og SharePoint · Zexpense og Concur · PowerPoint og Excel · Dansk (modersmål), engelsk (flydende), tysk (forhandlingsniveau)
Uddannelse og kurser på personlig assistent-CV'et
Jobbet har ingen uddannelse af samme navn, og derfor er det uddannelsesafsnittet, der skal vise, hvor det administrative håndværk kommer fra. Den almindelige vej er kontoruddannelsen, som ifølge Uddannelsesnævnet har 6 specialer.
| Speciale | Det læser arbejdsgiveren ud af det |
|---|---|
| Administration | Den brede kontorprofil med koordinering, kommunikation og støtte til en chef. |
| Offentlig administration | Sagsbehandling og journalisering, som tæller i en styrelse eller en kommunal forvaltning. |
| Advokatsekretær | Frister, sagsstyring og dokumenter, der skal være korrekte ned til kommaet. |
| Økonomi | Bogføring, bilag og budgetopfølgning, som hjælper på afregningsdelen af jobbet. |
| Revision | Tal og frister i materiale, der skal kunne holde til at blive kontrolleret. |
| Spedition og shipping | Booking, dokumenter og koordinering på tværs af tidszoner. |
Ifølge Niels Brock, der udbyder specialet, varer kontoruddannelsen med speciale i administration 2 år som elev med 6–15 skoleuger, alt efter alder og realkompetencevurdering. Skriv specialet med og ikke bare kontoruddannelse, for specialet fortæller, hvilke opgaver du kom fra.
Kurser vejer tungere her end på de fleste andre CV'er, fordi de er det eneste papir på selve assistentfaget. Ifølge den officielle AMU-kursusbeskrivelse varer Referat- og notatteknik (47298) 2 dage og er lavet til administrative medarbejdere, der skriver referat.
Uddannelse og kurser
- Referat- og notatteknik (47298), AMU, 2025
- Cambridge English: B2 First, Cambridge University Press & Assessment, 2021
- GDPR i hverdagen, internt kursus, Kløverhus Ejendomme, 2019
CV som personlig assistent uden erfaring i jobbet
De fleste kommer til jobbet fra en anden administrativ stilling eller fra service. Receptionen, kundeservice, butikken og studiejobbet rummer de samme kerneopgaver: booking, koordinering, kundekontakt og styr på detaljerne.
Forkert
Receptionist. Passede telefonen, tog imod gæster og lavede forskelligt forefaldende kontorarbejde.
Rigtigt
Receptionist: styrede bookingen af 8 mødelokaler, tog imod 30 gæster om dagen og bestilte forplejning til 5 møder om ugen.
Den rigtige version viser koordineringen, som assistentjobbet består af.
Skriv i profilteksten, at du søger over i et assistentjob, og hvad du tager med. En sætning om kalenderen, du allerede har styret for andre, forklarer skiftet.
- Studiejob med kalender, booking eller kundekontakt
- Tillidshverv i en forening, fx kasserer eller sekretær
- Opgaver, du har overtaget fra en chef i et andet job
- Kurser i referatteknik, Excel eller forretningsengelsk
- Sprog, du bruger skriftligt i hverdagen
Et CV uden erfaring fra et assistentjob fylder 1 side. Brug pladsen på de opgaver, der ligner assistentens, og skær resten ned til titel, arbejdsplads og periode.
Ofte stillede spørgsmål om CV til personlig assistent
Skal der billede på et CV som personlig assistent?
Det er almindeligt på et dansk CV, men det er dit valg. Vælger du et billede, så tag et roligt portræt mod neutral baggrund. Jobbet er tæt på både chefen og gæsterne, så billedet må gerne ligne den, der møder op til samtalen.
Hvor langt skal et CV som personlig assistent være?
1–2 sider. Har du under 5 års erfaring, holder du det på 1 side. Med flere ansættelser bag dig giver du de 3 nyeste stillinger punkter og de ældste 1 linje hver. Et kursus fra 2015 giver kun mening, hvis du stadig bruger det.
Er personlig assistent det samme som en handicaphjælper?
Nej, titlen dækker to forskellige job, og de kræver hvert sit CV. Det ene er kontorjobbet med kalender, rejser og møder for en leder. Det andet er en ordning, hvor kommunen ifølge Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering bevilger personlig assistance til en medarbejder med et handicap, op til 20 timer om ugen ved en ansættelse på 37 timer.
Hvad skriver jeg, hvis min chef ikke må nævnes ved navn?
Chefens navn hører aldrig til på et CV. Skriv funktionen og virksomhedens størrelse i stedet, fx assistent for adm. direktør i en virksomhed med 180 medarbejdere. Er selve virksomheden fortrolig, nøjes du med branchen og antallet af ansatte og tager resten til samtalen.
Hvilke IT-systemer skal med på CV'et?
Dem, du reelt arbejder i. Outlook, Teams, SharePoint og Excel er grundpakken, og derudover det, stillingen bruger: et afregningssystem som Zexpense eller Acubiz, eller et ESDH-system som WorkZone, F2 eller SBSYS i det offentlige. Skriv dem i kompetenceafsnittet og gerne igen i et punkt.
Hvordan skriver jeg et CV som personlig assistent uden erfaring?
Byg det på de opgaver, der ligner. Kalenderstyring, booking, kundekontakt og referater fra en reception, en butik eller et studiejob tæller med, når du sætter tal på dem. Tag tillidshverv fra en forening med, og skriv i profilteksten, hvilken slags assistentstilling du søger.
Hvad er forskellen på en personlig assistent og en direktionsassistent på CV'et?
En personlig assistent arbejder for én person, mens en direktionsassistent understøtter en hel direktion. Søger du begge dele, skifter du titlen i profilteksten efter opslaget og flytter de punkter op, der passer: kalender og rejser til det ene, mødefora og materiale til det andet.
Opsummering
Et stærkt CV som personlig assistent viser, hvem du har assisteret, hvor meget du selv afgjorde, og hvilke systemer du arbejder i. Sæt tal på kalender, rejser og bilag, og lad fortroligheden fremgå af materialet.