Det vigtigste
- Sæt omfanget øverst: hvor mange kolleger kontoret havde, hvor mange adresser du dækkede, og hvor stort et budget du styrede.
- Profilteksten er 3–4 linjer med titel, år i rollen, virksomhedens størrelse og den stilling, du søger.
- Punkterne under erhvervserfaring starter med et udsagnsord og har et tal med: kroner, kontrakter, kolleger eller kvadratmeter.
- Der er ingen fast uddannelse til office manager, så uddannelsesafsnittet skal vise kontoruddannelse, akademimoduler eller lederkurser med udsteder og år.
- Systemerne tæller: økonomisystemet, lønsystemet og bookingsystemet fortæller læseren, at oplæringen bliver kort.
- Kommer du fra receptionen eller en kontorstilling, viser du de områder, du allerede styrede alene, med beløb og antal.
Hvad arbejdsgiveren ser efter i et CV til office manager
To stillinger med samme titel kan være vidt forskellige job, og det ved den, der læser dit CV. Derfor er de første spørgsmål altid, hvor mange kolleger kontoret havde, hvor mange adresser du dækkede, og hvad du kunne beslutte uden at spørge nogen.
Svar på det i stillingslinjen og i linjen lige under, ikke nede i punkterne. Skriv omvendt kronologisk med det nuværende job først, og hold CV'et på 1–2 sider. Et billede er frivilligt, men helt normalt herhjemme. Rækkefølgen ser typisk sådan ud.
- Kontaktoplysninger, gerne med billede
- Profiltekst på 3–4 linjer
- Erhvervserfaring med virksomhedens størrelse i linjen under arbejdspladsen
- Kompetencer, systemer og sprog
- Uddannelse
- Kurser og certifikater
- Kørekort, hvis stillingen dækker flere adresser eller faste indkøbsture
- Referencer, eller linjen Referencer gives gerne ved henvendelse
Virksomhedens navn siger sjældent noget om størrelsen. Skriv derfor antal medarbejdere ind sammen med arbejdspladsen, fx Tangbro Group, København, 120 medarbejdere, så læseren har noget at måle dine tal op mod.
Sådan skriver du profilteksten til et office manager-CV
Profilteksten står øverst og er de 3–4 linjer, du skriver om til hver ansøgning. Den skal sige, hvor stort et kontor du har drevet, hvad du har ejet af drift og økonomi, og hvilken stilling du søger nu.
Formel til profilteksten
Office manager med [antal] års erfaring fra [type virksomhed] med [antal] medarbejdere. [Største ansvar, gerne med budget eller antal aftaler]. Søger [type stilling].
Eksempel: Office manager med 6 års erfaring fra rådgivningsvirksomheder med 40–120 medarbejdere. Har haft ansvaret for et driftsbudget på 2,4 mio. kr. og 14 leverandøraftaler. Søger en stilling, hvor kontordrift og arbejdsmiljø ligger samme sted.
Den typiske fejl er at fylde linjerne med ord, som alle skriver: struktureret, serviceminded og en blæksprutte med mange bolde i luften. De siger intet om, hvor stort et kontor du har holdt kørende.
Forkert
Jeg er en struktureret og serviceminded blæksprutte, der elsker mange bolde i luften og altid sørger for, at tingene spiller på kontoret.
Rigtigt
Office manager med 5 års erfaring fra et kontor med 90 medarbejdere på 2 adresser. Styrer driftsbudget, 11 leverandøraftaler og onboarding af ca. 30 nye kolleger om året. Søger en stilling med eget budgetansvar i en virksomhed i vækst.
Den rigtige version kan måles: antal kolleger, antal aftaler og det, du selv bestemmer over.
Sidste linje nævner den stilling, du søger. Bruger du den samme profiltekst til en virksomhed med 20 ansatte og til et hovedkontor med 300, rammer den ingen af dem.
Profil
Office manager med 6 års erfaring fra kontorer med 40–120 medarbejdere. Har ansvaret for et driftsbudget på 2,4 mio. kr., 14 leverandøraftaler og onboarding af nye kolleger sammen med HR. Søger en stilling som office manager, hvor kontordrift, indkøb og arbejdsmiljø ligger ét sted.
Erhvervserfaring som office manager: sådan skriver du punkterne
Hver stilling får en linje med titel og datoer, en linje med arbejdsplads, by og størrelse, og derefter 3–4 punkter. Hvert punkt begynder med et udsagnsord: nutid i det job, du har nu, og datid i de tidligere.
Skriv det, du selv ejede, frem for kontorets opgaveliste. Bestilling af kontorartikler står på hvert eneste office manager-CV, så punktet skal vise et beløb, et antal aftaler eller en beslutning, du traf alene.
Forkert
Ansvarlig for daglig drift af kontoret, indkøb af kontorartikler og diverse ad hoc-opgaver.
Rigtigt
Genforhandlede 14 leverandøraftaler om rengøring, kantine og kontorartikler og sænkede den årlige udgift med 310.000 kr.
Den rigtige version giver et resultat, læseren kan regne på.
Erhvervserfaring
- Driver kontordriften på 2 adresser og styrer et driftsbudget på 2,4 mio. kr.
- Genforhandler leverandøraftaler om rengøring, kantine og kontorartikler, senest med en besparelse på 310.000 kr. om året.
- Klargør arbejdsplads, adgangskort og IT-udstyr til 45 nye kolleger om året sammen med HR og IT.
- Stod for indkøb, fakturakontrol og udlægsafregning i e-conomic.
- Planlagde flytningen til 900 m² nye lokaler med 3 leverandører og uden en eneste lukkedag.
Et tal gør punktet troværdigt, også når tallet er lille. Du kender dem allerede fra hverdagen: kolleger, kvadratmeter, aftaler, fakturaer og arrangementer.
| Hvad du måler | Eksempel på formulering |
|---|---|
| Kontorets størrelse | Drev kontoret for 120 medarbejdere fordelt på 2 adresser og 1.400 m². |
| Budget | Styrede et driftsbudget på 2,4 mio. kr. og holdt det 3 år i træk. |
| Leverandører | Genforhandlede 14 aftaler og sænkede den årlige udgift med 310.000 kr. |
| Onboarding | Klargjorde arbejdsplads, adgangskort og IT-udstyr til 45 nye kolleger om året. |
| Arrangementer | Planlagde 12 interne arrangementer om året, fra morgenmøder til sommerfest for 140 gæster. |
| Eget team | Havde det daglige ansvar for 3 medarbejdere i reception og kantine, inklusive vagtplan. |
Kompetencer og systemer på et office manager-CV
Kompetenceafsnittet er en kort liste, og hver linje i den skal kunne genfindes under erhvervserfaring. Sæt de faglige først, for det er dem, opslaget beder om, og tag 2–3 personlige med, som du kan underbygge med en konkret situation.
| Kompetence | Type | Sådan viser du den på CV'et |
|---|---|---|
| Kontordrift og facility | Faglig | Skriv antal medarbejdere, adresser og kvadratmeter, du havde ansvaret for. |
| Leverandørstyring og indkøb | Faglig | Nævn antal aftaler, hvad de dækkede, og hvad genforhandlingen gav. |
| Budget og fakturaflow | Faglig | Skriv budgettets størrelse og det økonomisystem, du bogførte og afstemte i. |
| Onboarding og HR-administration | Faglig | Nævn antal nye kolleger om året og de systemer, papirerne lå i. |
| Overblik i en travl hverdag | Personlig | Vis det med en situation, fx en kontorflytning uden lukkedage. |
| Samarbejde på tværs | Personlig | Skriv, hvem du koordinerer med: ledelse, IT, HR, udlejer og leverandører. |
Skriv de systemer, du arbejder i, med navn. Microsoft 365, SharePoint og Teams er standard, mens økonomisystemet, lønsystemet og bookingsystemet viser, hvor tæt du har siddet på økonomi og HR.
Kompetencer
Kontordrift og facility · Leverandøraftaler og indkøb · Budgetopfølgning · Onboarding · Eventplanlægning · Microsoft 365 og SharePoint · e-conomic og Zenegy · Dansk (modersmål), engelsk (forhandlingsniveau)
Uddannelse, kurser og certifikater på office manager-CV'et
Der findes ingen bestemt uddannelse til office manager, og derfor skal afsnittet arbejde. Vis den administrative baggrund, du har, og de kurser, der peger mod drift, økonomi og ledelse.
Mange kommer fra kontoruddannelsen. Ifølge Uddannelsesnævnet, det faglige udvalg bag uddannelsen, varer specialet i administration 2 år i virksomheden efter grundforløbet, med 4 ugers obligatoriske specialefag, 2–6 ugers valgfrie specialefag og 1 uges afsluttende prøve. Skriv specialet med, for det siger mere end ordet kontoruddannelse alene.
Skal CV'et pege mod en lederstilling, tæller lederuddannelse på deltid. Ifølge Erhvervsakademi Aarhus er akademiuddannelsen i ledelse på 60 ECTS, tager 2–3 år på deltid og kræver en adgangsgivende uddannelse plus 2 års relevant erhvervserfaring. Har du taget enkelte moduler, skriver du dem med navn og årstal frem for at vente, til hele uddannelsen er i hus.
| Uddannelse eller kursus | Udsteder | Hvor på CV'et |
|---|---|---|
| Kontoruddannelse med speciale i administration | Erhvervsskolerne, fx Niels Brock og NEXT Uddannelse København | Uddannelse |
| Akademiuddannelse i ledelse, hel eller enkelte moduler | Erhvervsakademierne | Uddannelse |
| HD 1. del | Universiteterne | Uddannelse |
| AMU-kurser i Excel og Microsoft 365 | Erhvervsskolerne | Kurser |
| Arbejdsmiljøuddannelsen for arbejdsmiljørepræsentanter | Udbydere godkendt af Arbejdstilsynet | Kurser |
| Førstehjælpskursus | Røde Kors og andre udbydere | Kurser |
Uddannelse og kurser
- Arbejdsmiljøuddannelsen, godkendt udbyder, 2024
- Førstehjælp ved hjertestop, Røde Kors, 2024
- Excel til budgetopfølgning, AMU, 2022
Facility, arbejdsmiljø og APV på office manager-CV'et
I mange virksomheder ligger arbejdsmiljøet hos office manageren, fordi kontakten til udlejer, rengøring og håndværkere alligevel går gennem dig. Giv området sine egne punkter frem for en bisætning nederst i en stilling.
Ifølge Arbejdstilsynet skal alle arbejdspladser med ansatte lave en arbejdspladsvurdering. Handlingsplanen skal foreligge skriftligt, så medarbejdere, ledelse og Arbejdstilsynet kan se den, og virksomheden skal nå hele vejen rundt om arbejdsmiljøet mindst hvert 3. år. Har du kørt den proces, er det et punkt med både en opgave og en frist i.
Kontorflytning og indretning hører hjemme samme sted og fungerer bedst som et projektpunkt med antal medarbejdere, kvadratmeter og leverandører. Er du valgt som arbejdsmiljørepræsentant, står det med årstal under kurser eller på en linje for sig.
Dit første job som office manager
De fleste kommer til titlen fra receptionen, fra en kontorstilling eller fra en koordinatorrolle. Så handler CV'et om at vise, hvad du allerede styrede alene, frem for at kalde dig noget, du endnu ikke har været.
Forkert
Hjalp med praktiske opgaver på kontoret og bakkede op om ledelsen efter behov.
Rigtigt
Overtog indkøb af kontorartikler og IT-udstyr til 38 kolleger og forhandlede en ny kaffeaftale hjem, der sænkede udgiften med 1.800 kr. om måneden.
Den rigtige version viser et område, du styrede selv, og et beløb.
Behold din rigtige titel i stillingslinjen og lad omfanget gøre arbejdet. Skriv i profilteksten, at du søger en stilling som office manager, så læseren kan se retningen med det samme.
Gennemgå dine 2 seneste stillinger og træk de opgaver frem, en office manager genkender.
- Indkøb og leverandørkontakt, med beløb eller antal aftaler
- Onboarding: arbejdsplads, adgangskort og IT-udstyr til nye kolleger
- Fakturaer, udlæg og budgetopfølgning i økonomisystemet
- Møder, rejser og interne arrangementer, med antal deltagere
- Kontakten til udlejer, rengøring og håndværkere
- Superbrugerrollen i et system, fx intranet, bookingsystem eller rejseafregning
Ofte stillede spørgsmål om CV til office manager
Skal der billede på et CV som office manager?
Det er almindeligt på et dansk CV, og det er stadig frivilligt. Vælg et roligt portræt mod neutral baggrund, hvor du ser ud, som når du møder op på kontoret. Vælger du billedet fra, ændrer det intet ved, hvordan dine resultater bliver læst.
Hvor langt skal et CV til en office manager være?
1–2 sider. Med under 5 års erfaring rækker 1 side. Med flere stillinger bag dig bruger du 2 sider og giver de ældste job 1 linje hver uden punkter, så pladsen går til de kontorer, der ligner det, du søger nu.
Skal jeg skrive office manager eller kontorchef på CV'et?
Skriv den titel, der står i din ansættelseskontrakt, og sæt den anden i parentes, hvis opslaget bruger den. Danske virksomheder kalder ofte det samme job kontorchef eller kontorleder, og titlen skal kunne genkendes af både et menneske og et rekrutteringssystem.
Hvilken uddannelse skal jeg have for at blive office manager?
Der er ingen fast uddannelse. Mange har kontoruddannelsen med speciale i administration, andre kommer fra hhx eller en videregående uddannelse og har lært driften på jobbet. Ifølge Erhvervsakademi Aarhus kræver akademiuddannelsen i ledelse en adgangsgivende uddannelse plus 2 års relevant erhvervserfaring, og den er en almindelig vej videre.
Hvordan skriver jeg et CV som office manager uden ledererfaring?
Vis de områder, du har styret selv: indkøb, leverandører, onboarding, arrangementer og fakturaer, og sæt tal på hvert af dem. Personaleledelse indgår sjældent i stillingen i mindre virksomheder, hvor office manageren driver kontoret uden et team under sig.
Hvilke systemer skal stå på et office manager-CV?
Dem, du reelt arbejder i: Microsoft 365 med Outlook, Excel og SharePoint, økonomisystemet som e-conomic eller Navision, løn- og HR-systemet og det, kontoret booker møder, gæster og rejser i. Skriv niveauet, når du er superbruger, og hold de programmer, alle kan, på én linje.
Skal referencer stå på et office manager-CV?
Nej, navne og telefonnumre kan blive hjemme. Til gengæld gør linjen <em>Referencer gives gerne ved henvendelse</em> arbejdet fint nederst på siden. Spørg din tidligere chef på forhånd, så vedkommende er forberedt, hvis der bliver ringet efter samtalen.
Opsummering
Et stærkt office manager-CV svarer på omfanget, før læseren når at spørge: antal kolleger, antal adresser, budgettets størrelse og de aftaler, du har hånd om. Punkterne under hver stilling bakker det op med beløb og antal, og uddannelsesafsnittet samler den administrative baggrund med de kurser, der peger mod drift og ledelse.