Det vigtigste
- Stillingslinjen skal sige, hvem du støttede: en afdelingschef, en adm. direktør eller en hel direktion, for niveauet afgør, hvor tungt CV'et bliver læst.
- Profilteksten er 3–4 linjer med titel, år som assistent, det ledelsesniveau du har betjent, og den stilling du søger.
- Punkterne under erhvervserfaring begynder med et udsagnsord og har tal med: antal ledere, møder, rejser eller bestyrelsesmøder om året.
- Systemerne fylder mere her end på andre kontor-CV'er, så skriv rejseafregning, bestyrelsesportal og det sagssystem, du har arbejdet i.
- Kontoruddannelsen med speciale i administration er ifølge Niels Brock et 2-årigt hovedforløb med fagprøve, og den står under uddannelse med skole og periode.
- Fortrolighed skriver du som sagstype, aldrig som navne: personalesager, lønforhandlinger, materiale til en opkøbsproces.
Hvad arbejdsgiveren ser efter i et CV til direktionsassistent
Den, der ansætter en direktionsassistent, er som regel den direktør, du kommer til at sidde ved siden af. Vedkommende skimmer efter 3 ting: hvilket ledelsesniveau du har betjent, hvor selvstændigt du har kørt kalender og møder, og om du er vant til papirer, der ikke må ligge fremme.
Rækkefølgen er omvendt kronologisk med den nuværende stilling øverst, og 1–2 sider er rammen. Billede er normalt på et dansk CV, og afsnittene ligger sådan her.
- Kontaktoplysninger, gerne med billede
- Profiltekst på 3–4 linjer
- Erhvervserfaring med ledelsesniveauet i hver stillingslinje
- Kompetencer og systemer
- Uddannelse og kurser
- Sprog, med niveau ud for hvert sprog
- Kørekort, hvis stillingen indeholder kørsel eller rejser med chefen
- Referencer, eller linjen Referencer gives gerne ved henvendelse
Stillingslinjen bærer det meste. Skriv titlen og den, du støttede, i samme linje, fx Direktionsassistent for adm. direktør, og lad virksomheden og byen stå i linjen under.
Sådan skriver du profilteksten til et direktionsassistent-CV
Profilteksten står øverst og er de 3–4 linjer, du skriver om til hver ansøgning. Den skal sige, hvilket niveau du har betjent, hvad du har hånd om til daglig, og hvilken stilling du søger nu.
Formel til profilteksten
[Titel] med [antal] års erfaring som støtte for [ledelsesniveau]. [Konkret ansvar med tal]. Søger [type stilling] i [type virksomhed].
Eksempel: Direktionsassistent med 8 års erfaring som støtte for adm. direktør og en direktion på 5. Kører kalender, rejser og mødemateriale til 11 bestyrelsesmøder om året. Søger tilsvarende stilling i en produktionsvirksomhed.
Den dyre fejl er at bruge linjerne på egenskaber, som enhver assistent skriver. Loyal, struktureret og diskret fortæller ingenting, før der står, hvad du rent faktisk har haft ansvaret for.
Forkert
Jeg er en loyal og struktureret direktionsassistent, der er vant til en travl hverdag og altid har styr på detaljerne.
Rigtigt
Direktionsassistent med 6 års erfaring som nærmeste støtte for en direktion på 4. Står for kalender, rejser og mødemateriale til ugentlige direktionsmøder og 4 bestyrelsesmøder om året. Søger samme ansvar i en større organisation.
Den rigtige version lægger et niveau, et omfang og en mødetype oven på de samme egenskaber.
Skriv enten i jeg-form eller helt uden stedord, og bliv i den form hele vejen igennem. Sidste linje nævner den type stilling og virksomhed, du søger, så læseren kan se, at teksten er skrevet til netop dem.
Profil
Direktionsassistent med 9 års erfaring fra ledelsessekretariater. Støtter i dag adm. direktør og en direktion på 5, kører kalender på tværs af 3 tidszoner og forbereder materiale til 11 bestyrelsesmøder om året. Har fået dagsorden og bilag ud 5 dage før hvert møde. Søger stilling som direktionsassistent i en international virksomhed.
Erhvervserfaring som direktionsassistent: sådan skriver du punkterne
Hver stilling får en linje med titel, ledelsesniveau og datoer, en linje med arbejdsplads og by og derefter 2–4 punkter. Hvert punkt begynder med et udsagnsord: nutid i den stilling, du sidder i nu, og datid i alle de tidligere.
Beskriv dit eget ansvar, ikke sekretariatets samlede opgaveliste. Alle assistenter booker møder, så punktet skal vise hvor mange, for hvem og med hvilket materiale.
Forkert
Ansvarlig for kalenderstyring, rejsebooking og diverse praktiske opgaver for direktionen.
Rigtigt
Kørte kalender for 4 direktører, bookede 120 rejser om året og sendte dagsorden og bilag ud 5 dage før hvert direktionsmøde.
Den rigtige version viser antal ledere, antal rejser og den deadline, du holdt hver gang.
Erhvervserfaring
- Kører kalender for adm. direktør og 4 direktører og planlægger omkring 250 møder om året.
- Forbereder dagsorden, bilag og referat til 11 bestyrelsesmøder om året i Admincontrol.
- Booker og afregner 120 forretningsrejser om året i Concur.
- Betjente 2 direktører og skrev referat til ugentlige salgsmøder.
- Stod for et ledelsesseminar for 60 deltagere over 2 dage.
Tal fra kalenderen gør punktet troværdigt, også når tallet er lille. Antal ledere, møder, rejser, referater og bilag ligger allerede i din egen Outlook.
| Hvad du måler | Eksempel på formulering |
|---|---|
| Ledelsesniveau | Var nærmeste støtte for adm. direktør og en direktion på 5. |
| Kalender og møder | Kørte kalender for 4 direktører og planlagde 250 møder om året. |
| Bestyrelsesarbejde | Forberedte materiale til 11 bestyrelsesmøder om året og skrev referat til dem alle. |
| Rejser | Bookede og afregnede 120 forretningsrejser om året, heraf 30 uden for Europa. |
| Bilag og økonomi | Konterede og godkendte bilag for et direktionsbudget på 2,4 mio. kr. |
| Arrangementer | Planlagde et ledelsesseminar for 60 deltagere over 2 dage. |
Kompetencer og systemer på et direktionsassistent-CV
Kompetenceafsnittet er kort, men hver linje skal kunne genfindes i dine punkter længere nede. Sæt de faglige øverst, fordi det er dem, opslaget beder om, og tag 2–3 personlige med, som du kan underbygge med en konkret situation.
| Kompetence | Type | Sådan viser du den på CV'et |
|---|---|---|
| Kalender- og mødestyring | Faglig | Skriv antal ledere, antal møder og hvor langt frem kalenderen ligger fast. |
| Mødemateriale og referater | Faglig | Nævn mødetypen, fx direktionsmøde eller bestyrelsesmøde, og hvornår materialet er ude. |
| Rejseplanlægning og afregning | Faglig | Skriv antal rejser om året og det system, du afregner i. |
| Præsentationer og rapportering | Faglig | Nævn, hvad du bygger, fx månedsrapporten til direktionen i PowerPoint og Excel. |
| Diskretion | Personlig | Vis den med sagstypen, fx personalesager eller materiale til en opkøbsproces. |
| Overblik under pres | Personlig | Vis det med situationen, fx en rejse, der blev lagt om samme dag. |
Systemerne er værd at skrive ud, for de er det, der kan forkorte din oplæring. Microsoft 365 er en selvfølge, mens Concur eller Zexpense til rejseafregning, Admincontrol til bestyrelsesmateriale og WorkZone eller Acadre i det offentlige siger noget om, hvilken slags kontor du kommer fra.
Kompetencer
Kalenderstyring for direktion · Mødemateriale og referater · Bestyrelsesbetjening · Rejseplanlægning og afregning · Diskretion i personale- og ledelsessager · Microsoft 365, Concur og Admincontrol · Dansk (modersmål), engelsk (forhandlingsniveau), tysk (godt)
Uddannelse og kurser på direktionsassistent-CV'et
Direktionsassistenter kommer ad flere veje, og ingen af dem er forkert. Skriv den uddannelse, du har, med skole og periode, og lad erfaringen bære resten.
Kontoruddannelsen er den almindeligste vej. Ifølge Niels Brock varer hovedforløbet med speciale i administration 2 år, indeholder 4 obligatoriske skoleuger og slutter med en fagprøve.
Ifølge blivkontorelev.dk har kontoruddannelsen 6 specialer, blandt andet administration, offentlig administration, økonomi og advokatsekretær. Skriv dit speciale med i linjen, for det fortæller læseren, hvilke opgaver du havde i elevtiden.
Den anden almindelige vej er en videregående uddannelse. Ifølge UC SYD varer administrationsbacheloren 3,5 år og giver titlen professionsbachelor i offentlig administration, og skolen nævner selv ledelsesstøtte og koordinering blandt de job, de færdiguddannede får.
| Uddannelse eller kursus | Udsteder | Hvor på CV'et |
|---|---|---|
| Kontoruddannelse med speciale i administration | Erhvervsskolerne, fx Niels Brock | Uddannelse |
| Professionsbachelor i offentlig administration | Professionshøjskolerne, fx UC SYD | Uddannelse |
| Akademiuddannelse i ledelse | Erhvervsakademierne | Uddannelse |
| Microsoft Office Specialist i Excel eller PowerPoint | Microsoft | Kurser |
| PRINCE2 Foundation | PeopleCert | Kurser |
| Kursus i GDPR og informationssikkerhed | Arbejdspladsen eller en kursusudbyder | Kurser |
Uddannelse og kurser
- Microsoft Office Specialist, Excel, Microsoft, 2024
- PRINCE2 Foundation, PeopleCert, 2022
- GDPR i den daglige sagsbehandling, internt kursus, Vestbro Industri A/S, 2021
CV til dit første job som direktionsassistent
Kommer du fra en anden kontorstilling, er springet kortere, end det ser ud. Flyt de opgaver op, der ligner direktionsarbejde: møder du har forberedt, referater du har skrevet, chefer du har kørt kalender for.
Forkert
Kontorassistent med bred erfaring inden for administration, kundekontakt og daglig drift.
Rigtigt
Kontorassistent, der i 2 år kørte kalender for afdelingschefen, forberedte 40 afdelingsmøder om året og skrev referat til dem alle.
Samme stilling, skrevet så den peger mod direktionens kontor.
Er du lige blevet færdig på kontoruddannelsen, er elevtiden din erfaring. Skriv den som en almindelig stilling med virksomhed, periode og punkter, ikke som en linje under uddannelse.
Et CV til din første assistentstilling fylder typisk 1 side, og under profilteksten er der plads til det her.
- Elevtiden som en stilling med 2–4 punkter
- Fagprøvens emne, hvis det handlede om møder, processer eller data
- Studiejob med kalender, telefon eller mødebooking
- Foreningsarbejde, fx kasserer eller sekretær i en bestyrelse
- Sprog med niveau og de systemer, du har arbejdet i
Bestyrelse, fortrolighed og CV'et til privat eller offentlig ledelse
Den samme erfaring skal vægtes forskelligt, alt efter hvem du søger hos. Flyt de punkter op, der passer til stedet, og skriv profilteksten om, så den peger på deres type ledelse.
| Hvor du søger | Det skal fylde på CV'et |
|---|---|
| Virksomhed med bestyrelse | Dagsordener, bilag, referater og den portal, materialet blev lagt op i. |
| Koncern med udenlandsk ledelse | Engelsk på forhandlingsniveau, kalender på tværs af tidszoner og rejseplanlægning. |
| Offentlig ledelse | Sagssystemer som WorkZone eller Acadre, journalisering, aktindsigt og betjening af udvalg. |
| Mindre virksomhed | Bredden: bogføring, HR-papirer, indkøb og kontordrift ved siden af direktionen. |
| Advokat- eller revisionsfirma | Partnerbetjening, fortrolige klientsager og erfaring med tidsregistrering og fakturering. |
Fortrolighed er den eneste kompetence på listen, du ikke kan sætte et tal på. Vis den med sagstyper i stedet: personalesager, lønforhandlinger og materiale til en opkøbsproces siger præcis, hvor tæt på ledelsen du har siddet.
Ofte stillede spørgsmål om CV til direktionsassistent
Skal der billede på et CV som direktionsassistent?
Ja, det er helt normalt her i landet, men intet opslag kræver det. Vælg et roligt portræt mod neutral baggrund i det tøj, du ville have på til en samtale på direktionsgangen. Sidder billedet skævt, eller er det 10 år gammelt, gør det mere skade end gavn.
Hvor langt skal et CV til en direktionsassistent være?
1–2 sider. Har du under 5 år bag dig, holder 1 side. Med mange år som assistent bruger du 2 sider og giver de ældste ansættelser 1 linje hver uden punkter. Kurser fra mere end 10 år tilbage kan du som regel lade være med at tage med.
Skal jeg skrive direktionsassistent, PA eller direktionssekretær?
Brug den titel, opslaget bruger, og sæt din egen i parentes, hvis de ikke er ens. De tre titler dækker nogenlunde samme arbejde, men både rekrutteringssystemet og læseren leder efter netop de bogstaver, der stod i opslaget.
Hvordan skriver jeg fortrolige opgaver på CV'et?
Skriv sagstypen, aldrig indholdet eller navnene. Personalesager, lønforhandlinger og materiale til en opkøbsproces fortæller en læser præcis, hvilket niveau du har arbejdet på, uden at du røber noget som helst. Den direktør, du har støttet, nævner du ved titel og ikke ved navn.
Kan jeg blive direktionsassistent uden kontoruddannelse?
Ja, mange kommer fra en anden kontor- eller koordinatorstilling og har lært arbejdet undervejs. Så skal CV'et vise opgaverne i stedet for uddannelsen: hvor mange ledere du har kørt kalender for, hvilke møder du har forberedt, og hvilke systemer du har siddet i. Uddannelsesafsnittet holder du kort.
Hvilke systemer skal stå på et direktionsassistent-CV?
Microsoft 365 er minimum, og resten afhænger af, hvor du har været. Skriv Concur eller Zexpense, hvis du har afregnet rejser, Admincontrol, hvis du har lagt bestyrelsesmateriale op, og WorkZone eller Acadre, hvis du kommer fra det offentlige. Sæt niveau på Excel og PowerPoint, hvis du kan mere end det basale.
Hvad skriver jeg under uddannelse som direktionsassistent?
Din længste uddannelse med skole og periode, nyeste først. Har du kontoruddannelsen, skriver du specialet med, fx administration, fordi det siger noget om dine opgaver i elevtiden. Gymnasiet kan udgå, når du har nogle år på arbejdsmarkedet, men hhx er værd at beholde, hvis din uddannelse ellers er kort.
Opsummering
Et stærkt CV til en direktionsassistent siger i hver stillingslinje, hvilket ledelsesniveau du har støttet, og bruger tal fra kalenderen til at vise omfanget. Systemerne og uddannelsen fylder hver sit korte afsnit, og fortroligheden viser du med sagstyper frem for med ordet diskret.