Det vigtigste
- Skriv de systemer, du arbejder i, fx Excel, e-conomic eller SBSYS, med navn, for det er noget af det første, en kontorchef leder efter.
- Profilteksten er 3–4 linjer med titel, år i faget, dine vigtigste opgaver og den stilling, du søger.
- Punkterne under erhvervserfaring starter med et udsagnsord og viser omfanget med tal: henvendelser, fakturaer, kalendere eller kolleger, du servicerer.
- Brug stillingsopslagets titel i profilteksten, for kontorassistent, administrativ medarbejder og kontorfunktionær dækker ofte det samme job.
- Under uddannelse står kontoruddannelsen med speciale, skole og periode, og uden den er det erfaringen og dine AMU-kurser, der bærer CV'et.
- Uden erfaring bruger du elevtid, studiejob og frivilligt arbejde som erfaring, og CV'et kan sagtens være på 1 side.
Hvad arbejdsgiveren ser efter i et CV til kontorassistent
En kontorchef eller administrativ leder vil have 3 svar hurtigt: hvilke opgaver du har haft ansvaret for, hvilke systemer du kan bruge fra første dag, og om du holder styr på detaljerne. Et CV uden stavefejl og med samme datoformat hele vejen er i sig selv et bevis på det sidste.
Titlen skifter fra opslag til opslag. Kontorassistent, administrativ medarbejder, administrativ assistent og kontorfunktionær dækker ofte det samme job, så brug opslagets titel i profilteksten og din rigtige titel under erhvervserfaring.
Stil stillingerne op omvendt kronologisk, så den administrative stilling, du har nu, står først, og hold dig til 1–2 sider. Et billede er almindeligt på et dansk CV, men ikke et krav, og de fleste CV'er til kontorjob har afsnittene i denne rækkefølge.
- Kontaktoplysninger, gerne med billede
- Profiltekst på 3–4 linjer
- Erhvervserfaring med opgaver, omfang og systemer
- Kompetencer og IT-systemer
- Uddannelse og kurser
- Sprog, fx dansk og engelsk i skrift og tale
- Kørekort, hvis jobbet indeholder ærinder eller kørsel mellem afdelinger
- Referencer, eller linjen Referencer gives gerne ved henvendelse
Sådan skriver du profilteksten til et CV som kontorassistent
Profilteksten står øverst og er det afsnit, du skriver om til hver ansøgning. Den skal fortælle, hvilke administrative opgaver du kommer fra, hvilke systemer du kan, og hvilken stilling du søger. 3–4 linjer er nok.
Formel til profilteksten
[Titel] med [antal] års erfaring fra [type virksomhed eller afdeling]. Vant til [2–3 konkrete opgaver] i [systemer]. Søger [type stilling] i [type virksomhed].
Eksempel: Administrativ medarbejder med 5 års erfaring fra en ingeniørvirksomhed med 60 ansatte. Vant til fakturering, kalenderstyring og mødebooking i Outlook, Excel og Business Central. Søger stilling som kontorassistent i en mellemstor privat virksomhed.
Den typiske fejl er at fylde profilteksten med egenskaber, som alle kontorfolk skriver om sig selv. Struktureret, serviceminded og god til at have mange bolde i luften siger intet om, hvilke opgaver du kan overtage.
Forkert
Jeg er en struktureret og serviceminded person med godt overblik, som trives med mange bolde i luften og altid møder kunderne med et smil.
Rigtigt
Kontorassistent med 4 års erfaring fra et advokatkontor med 25 ansatte. Håndterer post, journalisering og kalendere for 6 advokater og besvarer 40–60 henvendelser om dagen. Søger stilling i en administrativ afdeling med meget kundekontakt.
Den rigtige version viser branche, omfang og opgaver, som lederen kan sætte dig til fra første dag.
Jeg-form og tekst uden stedord er begge i orden i en administrativ profiltekst, men formen skal være den samme i alle sætninger. Sidste sætning nævner den stilling, du søger, så læseren kan se, at CV'et er skrevet til dem.
Profil
Kontorassistent med 6 års erfaring fra administrationen i en byggevirksomhed med 80 ansatte. Står for fakturering, kreditorbogføring og kalendere for direktion og projektledere i Business Central, Outlook og Excel. Har overblikket over 30–40 leverandørfakturaer om ugen, også i kvartalsafslutningen. Søger stilling som administrativ medarbejder i en privat virksomhed i Aarhus-området.
Erhvervserfaring som kontorassistent: sådan skriver du punkterne
Hver stilling får en linje med titel og datoer, en linje med arbejdsplads og by og derefter 2–4 punkter. Punkterne indledes med et udsagnsord, i nutid for det kontor, du arbejder på nu, og i datid for tidligere stillinger og vikariater.
Skriv dit eget ansvar, ikke kontorets opgaver. Alle kontorassistenter tager telefonen og sorterer post, så punktet skal vise, hvor meget, for hvem og i hvilket system.
Forkert
Diverse administrative opgaver, herunder telefonpasning, post, fakturering og mødebooking.
Rigtigt
Bogførte 250–300 leverandørfakturaer om måneden i e-conomic og afstemte kreditorerne ved hvert månedsskifte.
Den rigtige version viser mængde, system og præcis hvilken del af opgaven der var din.
Erhvervserfaring
- Besvarer 40–60 henvendelser om dagen fra lejere på telefon, mail og i receptionen.
- Registrerer fakturaer fra 35 leverandører i Business Central og sender dem til godkendelse.
- Styrer kalendere og mødebooking for 4 ejendomsadministratorer.
- Journaliserede post og dokumenter i sagssystemet for 8 advokater.
- Skrev 15–20 breve og referater om ugen ud fra diktat og kontorets skabeloner i Word.
Et punkt om kontorarbejde bliver troværdigt med tal, også små. De fleste kontoropgaver kan tælles i henvendelser, fakturaer, kolleger eller timer, og tallene kender du allerede fra din hverdag.
| Hvad du måler | Eksempel på formulering |
|---|---|
| Henvendelser | Besvarede 40–60 opkald og mails om dagen fra kunder og leverandører. |
| Fakturaer og bogføring | Bogførte 250 kreditorfakturaer om måneden i e-conomic. |
| Kalendere og møder | Styrede kalendere for 5 ledere og bookede omkring 20 møder om ugen. |
| Arrangementer | Planlagde 4 personalearrangementer om året for 120 ansatte, fra budget til forplejning. |
| Forbedringer | Samlede 3 regneark til 1 fælles oversigt i Excel og sparede kontoret 2 timer om ugen. |
| Oplæring | Oplærte 3 nye kolleger og 2 kontorelever i kontorets rutiner og systemer. |
Kompetencer og IT-systemer på et CV som kontorassistent
Kompetenceafsnittet er en kort liste, men hver kompetence skal kunne genfindes i dine punkter under erhvervserfaring. List de faglige først, fx fakturering og journalisering, fordi kontorchefen holder dem op mod opslaget, og vælg 2–3 personlige, som du kan vise med en opgave fra kontoret.
| Kompetence | Type | Sådan viser du den på CV'et |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | Faglig | Skriv, hvad du laver i hvert program, fx pivottabeller i Excel, skabeloner i Word og delte kalendere i Outlook. |
| Bogføring og fakturering | Faglig | Nævn systemet og mængden, fx debitorfakturering i e-conomic eller Business Central. |
| Journalisering | Faglig | Skriv sagssystemet, fx SBSYS eller WorkZone, og hvilke dokumenter du registrerer. |
| Skriftlig formidling | Faglig | Nævn de tekster, du skriver, fx referater, breve, nyhedsbreve og svar til kunder. |
| Service i telefon og reception | Personlig | Vis det med antal henvendelser og med, hvem du taler med, fx kunder, lejere eller borgere. |
| Overblik og prioritering | Personlig | Vis det med antal ledere eller kolleger, du servicerer, og de frister, du holder. |
| Diskretion | Personlig | Nævn fortrolige opgaver, fx løndata, personalesager eller klientsager. |
Nævn de systemer, du har arbejdet i, med navn. Kender du virksomhedens økonomisystem eller sagssystem i forvejen, bliver oplæringen kortere, og det tæller, når kontoret er presset.
Kompetencer
Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams) · e-conomic og Business Central · Fakturering og kreditorbogføring · Journalisering i SBSYS · Referater og breve · Kundeservice på telefon og mail · Overblik over mange frister · Dansk (modersmål), engelsk (flydende i skrift og tale)
Uddannelse og kurser på kontorassistent-CV'et
Mange kontorassistenter har kontoruddannelsen, der er en erhvervsuddannelse med elevtid i en virksomhed. Ifølge Uddannelsesnævnet har uddannelsen specialer som administration, offentlig administration, økonomi og revision, og du skriver specialet med i uddannelsens navn, fx Kontoruddannelse med speciale i administration.
Har du ikke en kontoruddannelse, er det erfaringen, der bærer CV'et. Så står din højeste uddannelse og dine AMU-kurser under uddannelse, og punkterne under erhvervserfaring viser, at du kan opgaverne.
Kontoruddannelsen kan også føre videre. Ifølge Zealand, et af erhvervsakademierne, er administrationsøkonom en 2-årig erhvervsakademiuddannelse på 120 ECTS, og en kontoruddannelse giver adgang uden særlige fagkrav.
| Uddannelse eller kursus | Udsteder | Hvor på CV'et |
|---|---|---|
| Kontoruddannelse med speciale, fx i administration eller offentlig administration | Handelsskoler og erhvervsskoler, fx Niels Brock | Uddannelse |
| Eux-kontoruddannelse | Handelsskoler og erhvervsskoler | Uddannelse |
| Administrationsøkonom | Erhvervsakademierne, fx Zealand | Uddannelse |
| Professionsbachelor i offentlig administration | Professionshøjskolerne, fx Københavns Professionshøjskole | Uddannelse |
| AMU-kurset Den administrative medarbejder | Erhvervsskoler, der udbyder AMU | Kurser |
| Interne kurser, fx i økonomisystemet eller GDPR | Arbejdspladsen | Kurser |
Uddannelse og kurser
- Den administrative medarbejder, AMU, 2023
- GDPR i praksis, internt kursus, Lindvig Ejendomsadministration, 2024
CV som kontorassistent uden erfaring eller som nyuddannet
Uden kontorerfaring viser du de samme evner fra andre job. Studiejob, fritidsjob i butik, frivilligt arbejde og elevtid har alle haft opgaver med service, tal, planlægning eller skriftlighed, og dem skriver du frem.
Forkert
Kasseassistent i supermarked, 2021–2023. Kasse, opfyldning og kundeservice.
Rigtigt
Kasseassistent i et supermarked i Silkeborg, 2021–2023: talte og afstemte 3 kasser ved lukning og betjente 150–200 kunder på en lørdag.
Den rigtige version viser de dele af jobbet, en kontorchef kan bruge: tal, afstemning og service.
Som nyuddannet kontorelev er elevtiden din erfaring. Skriv den under erhvervserfaring med virksomhed, periode og 2–3 punkter, præcis som et job, og nævn de afdelinger, du har været i.
Et CV uden erfaring fylder 1 side. Ud over kontaktoplysninger og profiltekst kan et kontor-CV uden erfaring bestå af følgende.
- Elevtid eller praktik med virksomhed, periode og opgaver
- Studiejob og fritidsjob med de opgaver, der ligner kontorarbejde
- Frivilligt arbejde, fx som kasserer eller sekretær i en forening
- De programmer og systemer, du kan bruge i dag
- Uddannelse og AMU-kurser
- Sprog og kørekort
Kontorassistent i det offentlige eller i en privat virksomhed: sådan tilpasser du CV'et
Det samme kontorarbejde vægtes forskelligt, alt efter hvor du søger. Flyt de punkter, der passer til arbejdspladsen, op som de første under hver stilling, og nævn branchen i profilteksten.
| Arbejdsplads | Det skal fylde på CV'et |
|---|---|
| Kommune, region eller stat | Journalisering, sagssystemer som SBSYS eller WorkZone, borgerhenvendelser og kendskab til GDPR. |
| Advokatkontor | Journalisering af klientsager, frister, diskretion og breve efter diktat. |
| Revision og bogholderi | Bogføring, afstemning, økonomisystemer og præcision i tal. |
| Byggeri og produktion | Fakturering, ordrer, timeregistrering og kontakt med leverandører og håndværkere. |
| Spedition og transport | Ordrer, fragtpapirer, kundekontakt på engelsk og korte tidsfrister. |
| Mindre virksomhed | Bredden i jobbet: reception, bogføring, indkøb, løn og kontakt til IT-leverandøren i samme stilling. |
Søger du et kontorjob i det offentlige, skal CV'et vise, at du kender reglerne for sager og persondata. Skriv det som konkrete opgaver, fx at du journaliserer indgående post, eller at du har gennemført et kursus i GDPR.
Ofte stillede spørgsmål om CV til kontorassistent
Skal der billede på et CV som kontorassistent?
Et billede er almindeligt på danske CV'er til kontorjob, men ikke et krav. Bruger du et billede, så vælg et nyere portræt med rolig baggrund, hvor du er klædt, som du ville være det på kontoret.
Hvor langt skal et CV til en kontorassistent være?
Et CV til en kontorassistent skal fylde 1–2 sider. Uden erfaring eller som nyuddannet er 1 side nok. Med mange års erfaring skærer du ældre stillinger ned til 1 linje hver, så de seneste 10 år fylder mest.
Kan jeg få job som kontorassistent uden en kontoruddannelse?
Ja, mange kontorassistenter kommer fra andre uddannelser eller brancher. Så er det erfaringen, der skal vise, at du kan opgaverne: service, fakturering, kalendere og de systemer, stillingen bruger. Et AMU-kursus i administration styrker CV'et, hvis erfaringen er kort.
Hvilke IT-kompetencer skal stå på et CV som kontorassistent?
Skriv de programmer, du kan arbejde i uden hjælp, og hvad du laver i dem. De fleste kan Microsoft 365, så det er økonomisystemer som e-conomic og Business Central eller sagssystemer som SBSYS og WorkZone, der gør forskellen. Står et system i stillingsopslaget, så nævn det også i profilteksten.
Hvad skriver jeg under uddannelse som kontorassistent?
Skriv kontoruddannelsen med speciale, skole og periode, fx kontoruddannelse med speciale i offentlig administration. Uden kontoruddannelse skriver du din højeste uddannelse og relevante AMU-kurser. Folkeskolen kan du udelade, når du har en ungdomsuddannelse.
Skal jeg skrive administrativ medarbejder eller kontorassistent på CV'et?
Under erhvervserfaring skriver du den titel, du havde i jobbet. I profilteksten bruger du stillingsopslagets titel, fordi en administrativ medarbejder og en kontorassistent ofte laver det samme, og lederen genkender sit eget ord.
Skal referencer stå på et CV som kontorassistent?
Nej, et CV til kontorjob kan sagtens undvære referencernes navne og telefonnumre. Linjen <em>Referencer gives gerne ved henvendelse</em> er normal på danske CV'er, også til administrative stillinger. Spørg din nærmeste leder på forhånd, så referencen er klar, når der bliver ringet.
Opsummering
Et godt CV som kontorassistent viser opgaver, systemer og omfang i hver stilling og bruger tal i punkterne. Profilteksten bruger stillingsopslagets titel, og kompetenceafsnittet nævner de systemer, du kan arbejde i uden hjælp.