Det vigtigste
- Skriv virksomhedens størrelse ved hver stilling, for personaleadministration for 60 ansatte er et andet job end for 1.800.
- Punkterne under erhvervserfaring starter med et udsagnsord og har antal med: kontrakter, onboardinger, stillingsopslag og lønkørsler.
- HR- og lønsystemer står med navn i kompetenceafsnittet, fordi de afgør, hvor lang din oplæring bliver.
- Personalesager beskriver du som sagstype og antal, aldrig med navne eller detaljer, der kan genkendes.
- Kontoruddannelsen med speciale i administration og enkeltfag fra akademiuddannelsen i HR er de to uddannelser, læseren oftest møder.
- Kommer du fra administration eller kundeservice, oversætter du opgaverne til HR-sprog i stedet for at kalde dig uerfaren.
Hvad arbejdsgiveren ser efter i et CV til HR-assistent
En HR-assistent bliver målt på, om tingene er på plads til tiden: kontrakten inden første arbejdsdag, lønoplysningerne inden lønkørslen og personalemappen uden huller. Læseren leder derfor efter 3 svar: hvor stor en stab du har administreret, hvilke systemer du har siddet i, og hvor selvstændigt du arbejder.
Rækkefølgen er omvendt kronologisk med den nyeste stilling øverst, og 1–2 sider er passende. Billedet er frivilligt, men de fleste har et med, og afsnittene står som regel sådan her.
- Kontaktoplysninger, gerne med billede
- Profiltekst på 3–4 linjer
- Erhvervserfaring med opgaver, antal og systemer
- Uddannelse
- Kurser og enkeltfag, fx i arbejdsret eller GDPR
- Kompetencer, HR-systemer og sprog
- Kørekort, hvis stillingen dækker flere adresser
- Referencer, eller linjen Referencer gives gerne ved henvendelse
Stillingslinjen skal vise, hvor stor en organisation du kommer fra. HR-assistent i en virksomhed med 60 ansatte dækker over andre opgaver end samme titel i en koncern med 1.800.
Sådan skriver du profilteksten til et HR-assistent-CV
Profilteksten står øverst og fortæller på 3–4 linjer, hvilken slags HR-afdeling du kommer fra, hvilke opgaver du har hånd om, og hvad du søger nu. Skriv den om til hvert opslag, så den nævner netop de opgaver, stillingen handler om.
Formel til profilteksten
HR-assistent med [antal] års erfaring med [opgaver] i en virksomhed med [antal] ansatte. [System eller resultat]. Søger [type stilling].
Eksempel: HR-assistent med 3 års erfaring med kontrakter, onboarding og lønindberetning i en virksomhed med 240 ansatte. Arbejder dagligt i Emply og Dataløn. Søger en bred administrativ HR-stilling.
Den typiske fejl er at fylde linjerne med egenskaber, som enhver anden ansøger også skriver. Struktureret, loyal og god til mennesker fortæller ikke læseren, om du har lavet en ansættelseskontrakt før.
Forkert
Jeg er en struktureret og serviceminded HR-assistent, der er god til at have mange bolde i luften og trives med at arbejde med mennesker.
Rigtigt
HR-assistent med 4 års erfaring fra en produktionsvirksomhed med 320 ansatte. Laver kontrakter og tillæg, kører onboarding for 50 nye medarbejdere om året og klargør data til lønkørslen. Søger en HR-stilling med både funktionærer og timelønnede.
Den rigtige version viser virksomhedens størrelse, omfanget af opgaverne og den stilling, du søger.
Sidste linje nævner den stilling, du søger, så læseren kan se, at profilteksten er skrevet til netop det opslag.
Profil
HR-assistent med 3 års erfaring med personaleadministration i en virksomhed med 240 ansatte. Står for ansættelseskontrakter, onboarding og månedlig fraværsrapportering og er superbruger i Emply. Søger en HR-assistentstilling med flere rekrutteringsopgaver.
Erhvervserfaring på HR-assistent-CV'et: opgaver, antal og systemer
Hver stilling får en linje med titel og datoer, en linje med arbejdsplads og by og derefter 2–4 punkter. Hvert punkt åbner med et udsagnsord, nutid i din nuværende stilling og datid i alt det tidligere.
Beskriv dine egne opgaver frem for afdelingens. Alle HR-assistenter laver kontrakter og onboarding, så punktet skal vise antallet, systemet eller den del af processen, du selv ejede.
Forkert
Diverse HR-administrative opgaver, herunder kontrakter, onboarding og ad hoc-opgaver for HR-chefen.
Rigtigt
Udarbejdede 110 ansættelseskontrakter og tillæg om året og sendte dem til digital underskrift, så nye medarbejdere havde kontrakten inden første arbejdsdag.
Den rigtige version har både antallet, opgaven og det, arbejdsgiveren mærker.
Erhvervserfaring
- Udarbejder kontrakter og tillæg for 240 medarbejdere fordelt på funktionærer og timelønnede.
- Kører onboarding for 45 nye medarbejdere om året, fra velkomstmail til oprettelse i lønsystemet.
- Leverer fraværsstatistik til ledergruppen hver måned og retter fejl i tidsregistreringen inden lønkørslen.
- Oprettede 90 nye medarbejdere om året i lønsystemet og indhentede straffeattester til de stillinger, der krævede det.
- Koordinerede 30 stillingsopslag og bookede samtaler for 4 ledere.
Tallene behøver ikke være store. Antal medarbejdere, kontrakter, opslag og lønkørsler kender du fra hverdagen, og de siger mere om tempoet end en beskrivelse gør.
| Opgave | Eksempel på formulering |
|---|---|
| Kontrakter | Udarbejdede 110 kontrakter og tillæg om året efter virksomhedens skabeloner. |
| Onboarding | Kørte onboarding for 45 nye medarbejdere om året sammen med 12 ledere. |
| Løn og indberetning | Klargjorde lønoplysninger for 240 medarbejdere til 12 lønkørsler om året. |
| Rekruttering | Koordinerede 30 stillingsopslag og screenede 600 ansøgninger på et år. |
| Fravær og data | Nedbragte antallet af manglende tidsregistreringer fra 40 til 6 om måneden. |
| Systemer og processer | Flyttede personalemapper for 240 medarbejdere fra fællesdrev til HR-system på 4 måneder. |
Kontrakter, onboarding og personalesager på CV'et
Personaleadministrationen er kernen i stillingen og den del, en kommende chef spørger ind til ved samtalen. Skriv opgaverne, så det fremgår, hvad du selv lavede, og hvad du sendte videre.
Kontrakten er det tungeste dokument, du rører. Skriv, om du skriver den fra skabelon, om du tilretter den efter en overenskomst, og hvem der godkender den, inden den bliver sendt.
| Opgave | Det skal fremgå af CV'et |
|---|---|
| Kontrakter og tillæg | Antallet om året, om du skriver dem selv, og om der er overenskomster i spil. |
| Onboarding | Hvor mange nye medarbejdere, hvilke dele af forløbet du ejer, og hvem du koordinerer med. |
| Personalemapper og data | Hvilket system mapperne ligger i, og hvordan du holder dem opdaterede. |
| Fravær og ferie | Hvilke registreringer du styrer, og hvilke rapporter ledelsen får fra dig. |
| Løn | Hvad du klargør til lønkørslen, og om du selv kører lønnen eller sender data videre. |
| Offboarding | Fratrædelsespapirer, udstyr retur og lukning af adgange. |
Fortrolighed er en faglig kompetence i denne stilling, så vis den i måden, du skriver på. Personalesager nævner du som sagstype og antal, og aldrig med navne eller detaljer, der peger på en bestemt medarbejder.
Sletning af persondata er ofte HR-assistentens opgave. Ifølge Datatilsynet findes der ingen fast frist for, hvor længe ansøgninger må gemmes efter en rekruttering, og arbejdsgiveren skal selv kunne begrunde den frist, der er valgt. Har du stået for den oprydning, så skriv den ind.
Rekrutteringsopgaver på et HR-assistent-CV
De fleste HR-assistenter har en del af rekrutteringen, og den del vejer tungt, hvis du senere vil søge videre som rekrutteringskonsulent. Vis hele kæden frem for at nævne rekruttering som et område.
Kæden er opslag, kandidathåndtering, screening, booking, afslag og kontrakt. Skriv, hvilke led du selv kørte, hvor mange ansøgninger der kom ind, og hvor mange ledere du bookede for.
Forkert
Hjalp med rekruttering og deltog i ansættelsessamtaler sammen med min chef.
Rigtigt
Lagde 30 stillingsopslag op i Emply, screenede 600 ansøgninger efter aftalte krav og bookede 85 samtaler for 4 afdelingsledere.
Den rigtige version viser omfanget og de led i processen, du selv stod for.
Svartid tæller også, hvis du kender den. Et punkt om, at alle kandidater fik svar inden for 5 arbejdsdage, siger noget om både dit tempo og virksomhedens omdømme hos ansøgerne.
Kompetencer og HR-systemer på HR-assistent-CV'et
Kompetenceafsnittet er en kort liste, og hver linje skal kunne genfindes i punkterne under erhvervserfaring. Sæt systemerne øverst, for det er dem, der afgør, hvor lang din oplæring bliver.
| Kompetence | Type | Det skal stå på CV'et |
|---|---|---|
| Personaleadministration | Faglig | Antal kontrakter, tillæg og oprettelser om året. |
| HR-systemer | Faglig | Systemet ved navn, fx Emply, Sympa eller SAP SuccessFactors, og om du er superbruger. |
| Løn og tidsregistrering | Faglig | Det lønsystem, du klargør data i, fx Dataløn, Danløn eller Zenegy. |
| Excel | Faglig | De funktioner, du bruger til HR-data, fx pivottabeller og opslag på tværs af ark. |
| Diskretion | Personlig | De sagstyper, du har adgang til, beskrevet uden personer. |
| Service over for ledere | Personlig | Antal ledere, du understøtter, og de spørgsmål du svarer på. |
Sprog hører med, når virksomheden har udenlandske medarbejdere. Engelske kontrakter og engelsk onboardingmateriale er helt almindeligt, så skriv dit niveau.
Kompetencer
Personaleadministration · Ansættelseskontrakter · Onboarding · Lønindberetning · Rekrutteringskoordinering · Emply (superbruger) · Dataløn · Excel med pivottabeller · Dansk (modersmål), engelsk (forhandlingsniveau)
Uddannelse og kurser på HR-assistent-CV'et
Der er ingen bestemt uddannelse bag titlen, og derfor betyder det meget, hvordan du skriver den, du har. Kontoruddannelsen med speciale i administration er den klassiske vej ind, og ifølge Niels Brock varer elevtiden 2 år og slutter med en fagprøve.
Efteruddannelse i HR står over grunduddannelsen, fordi afsnittet er omvendt kronologisk. Ifølge UCN er akademiuddannelsen i HR en deltidsuddannelse på 60 ECTS med 2 obligatoriske moduler, 3 valgfrie moduler og et afgangsprojekt, og den kræver mindst 2 års relevant erhvervserfaring.
Enkeltfag tæller, selv uden hele uddannelsen. Skriv modulets navn, udbyder, ECTS og år, og lad det nyeste stå først, så læseren kan se, at du er i gang.
Uddannelse og kurser
- HR i praksis, 10 ECTS, UCN, 2025
- Arbejdsret, valgfag på akademiuddannelsen i HR, UCN, 2024
- GDPR i personalesager, internt kursus, Vitaform A/S, 2023
CV som HR-assistent uden erfaring fra en HR-afdeling
For mange er HR-assistent den første stilling i HR, og de fleste kommer fra administration, kundeservice eller et studiejob. Opgaverne ligner hinanden mere, end titlerne gør, så oversæt dem i stedet for at undskylde dem.
Forkert
Har ikke arbejdet i HR før, men jeg er meget interesseret i faget og lærer hurtigt nye systemer.
Rigtigt
2 års erfaring fra reception og administration, hvor jeg oprettede nye kolleger i adgangssystemet, bestilte udstyr til deres første dag og holdt personalelisten opdateret for 130 ansatte.
Den rigtige version viser opgaver, en HR-afdeling også har brug for.
Erfaringen findes flere steder end i dine lønnede jobs. Disse punkter hører hjemme på CV'et, når du søger din første HR-stilling.
- Studiejob med kalender, bookinger eller kundedata
- Elevtid eller praktik i en administrativ afdeling
- Frivilligt arbejde, hvor du har koordineret vagtplaner eller nye medlemmer
- Fagprøven fra kontoruddannelsen, når emnet var en proces eller en oplæring
- Enkeltfag i HR, arbejdsret eller Excel med udbyder og år
1 side er nok til din første HR-stilling. Brug pladsen på profilteksten, de opgaver der ligner HR-arbejde, og de systemer du allerede kan betjene.
Ofte stillede spørgsmål om CV til HR-assistent
Skal der billede på et CV som HR-assistent?
Billedet er frivilligt, og de fleste har et med. Vælger du at bruge et, så tag et roligt portræt i det tøj, du ville møde op i på et kontor. Den, der læser CV'et, sidder selv i HR og bemærker, om billedet passer til arbejdspladsen.
Hvor langt skal et CV til HR-assistent være?
1–2 sider. Har du 10 år eller mere bag dig, giver du de ældste ansættelser 1 linje hver og bruger pladsen på de seneste 2 stillinger. Søger du din første HR-stilling, er 1 side rigeligt.
Hvilken uddannelse kræver et job som HR-assistent?
Der er ingen fast uddannelse bag titlen. Kontoruddannelsen med speciale i administration er den mest almindelige baggrund, og ifølge Niels Brock varer elevtiden 2 år og afsluttes med en fagprøve. Mange tager senere enkeltfag fra akademiuddannelsen i HR ved siden af arbejdet.
Hvordan skriver jeg et CV som HR-assistent uden erfaring fra HR?
Oversæt de administrative opgaver, du har haft, til det sprog opslaget bruger. Oprettelse af kunder bliver til oprettelse af medarbejdere, og kalenderstyring bliver til koordinering af samtaler. Tilføj enkeltfag i HR eller arbejdsret, hvis du har taget dem, og skriv i profilteksten, hvilken retning du vil.
Hvilke HR-systemer skal stå på CV'et?
Dem, du faktisk har arbejdet i, med navn og niveau. Rekrutteringssystemer som Emply og HR-systemer som Sympa eller SAP SuccessFactors fortæller læseren, hvor hurtigt du er i gang, og det samme gør lønsystemer som Dataløn og Zenegy. Skriv superbruger, hvis du har lært andre op i systemet.
Hvordan beskriver jeg personalesager uden at bryde fortroligheden?
Skriv sagstype og antal, aldrig navne, afdelinger eller detaljer, der kan genkendes. En formulering som forberedte materiale til 12 sygefraværssamtaler om året viser rutinen uden at røbe noget. Samme regel gælder løndata, som du beskriver som opgave og omfang.
Skal jeg skrive HR-assistent eller personaleadministrativ medarbejder?
Brug den titel, du har haft, og lad opslagets ord stå i profilteksten. Har din titel været personaleadministrativ medarbejder, kan du skrive den efterfulgt af en kort forklaring i parentes, så begge betegnelser findes på CV'et. Opfind aldrig en titel, du ikke har haft.
Skal referencer stå på et CV som HR-assistent?
Nej, navne og telefonnumre kan blive på din egen liste. Linjen Referencer gives gerne ved henvendelse er nok, og den er helt normal på et dansk CV. Spørg din tidligere chef først, så personen ved besked, når der bliver ringet.
Opsummering
Et stærkt HR-assistent-CV viser antal og systemer i hvert punkt: hvor mange medarbejdere du administrerer, hvor mange kontrakter og onboardinger du kører, og hvilke HR- og lønsystemer du arbejder i. Skriv fortrolige sager som type og omfang, og tilpas profilteksten til de opgaver, opslaget beder om.